Partner Stúdio

Ott a füzet a kassza mellett. Kétszáz e-mail-cím, gondosan, kézzel beírva, a törzsvevőidtől. És megfordul a fejedben: jövő héten mehetne nekik az első hírlevél.

Jó ötlet. Csak mielőtt rányomsz a küldésre, két dolgot érdemes tisztázni. Az egyik jogi: rábólintottak ezek az emberek, hogy reklámot kapjanak tőled? A másik technikai: beengedi a leveledet a Gmail és a Yahoo, vagy egyenesen a spamek közé száműzi? A jó hír, hogy mindkettőre van fekete-fehér válasz.

Elég, ha nem iratkozik le? (Nem elég.)

A hazai alapszabály a reklámtörvényben van, pontosabban a 2008. évi XLVIII. törvény 6. § (1) bekezdésében. Eszerint magánszemélynek e-mailben reklám „kizárólag akkor közölhető, ha ahhoz a reklám címzettje előzetesen egyértelműen és kifejezetten hozzájárult”.

Három szón áll vagy bukik minden: előzetesen, egyértelműen, kifejezetten. A „küldjük, aztán ha nem tetszik neki, majd leiratkozik” gondolkodás e-mailnél egyszerűen nem fér bele. Hozzájárulás nélkül csak címzett reklámküldemény mehet ki, és annak címzettje is bármikor, ingyen leállíthatja a további leveleket.

A paragrafus többi bekezdése szinte kész ellenőrzőlista, úgyhogy ide tényleg jól jön egy felsorolás:

• A hozzájáruló nyilatkozatban szerepel a nyilatkozó neve, adott esetben születési helye és ideje, az, hogy milyen adatai kezeléséhez járul hozzá, és hogy mindezt önként, megfelelő tájékoztatás birtokában tette (2. bekezdés).
• A hozzájárulás bármikor, korlátozás és indoklás nélkül, ingyen visszavonható, és ilyenkor az adatokat haladéktalanul törölni kell a nyilvántartásból (3. bekezdés).
• A hozzájárulókról nyilvántartást kell vezetni, harmadik félnek pedig csak az érintett előzetes engedélyével adhatod tovább az adataikat (5. bekezdés).
• A visszavonásra postán és e-mailben is lehetőséget kell adni (6. bekezdés), és a reklámban „egyértelműen és szembetűnően” jelezni kell, hol lehet ezt megtenni (7. bekezdés).
• A hozzájárulást kérő levélben nem lehet reklám, legfeljebb a vállalkozás neve és megjelölése (8. bekezdés).

Mit jelent ez a füzetre nézve? Csak akkor használható, ha a lap tetején ott állt egy világos mondat arról, hogy aki ide beírja magát, hírlevelet fog kapni, és ezt a nevével vállalta. A számlához vagy a garanciához elkért e-mail-cím önmagában még nem engedély a reklámra.

És a céges címek?

A törvény szövege természetes személy címzettről szól, és sokan ebből azt szűrik le, hogy céges címre bármi mehet. Szerintem ez kockázatos olvasat. A nev@ceg.hu mögött egy konkrét ember áll, a címe az ő személyes adata, vagyis a GDPR akkor is vonatkozik rá, ha a reklámtörvény szigorú szabálya épp nem. Sokkal egyszerűbb mindenkitől ugyanúgy engedélyt kérni.

Van egy régi listád, és nem tudod eldönteni, bevethető-e? Mielőtt egyetlen levelet is ráküldenél, nézesd át egy adatvédelemben jártas szakemberrel.

Az üres négyzet szabálya

A reklámtörvény mellett az általános adatvédelmi rendelet, vagyis a GDPR is beleszól a hírlevélbe, és jórészt ebből derül ki, hogyan kell kinéznie a feliratkozó űrlapnak. A rendelet (32) preambulumbekezdése nem hagy kétséget: „a hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés” nem hozzájárulás. A pipa tehát üresen vár, és a látogató maga teszi bele.

A rendelet 7. cikke még három ponton belenyúl az űrlapodba:

1. Neked kell tudnod igazolni, hogy az illető tényleg hozzájárult (1. bekezdés).
2. Leiratkozni „ugyanolyan egyszerű módon” kell tudni, mint feliratkozni (3. bekezdés).
3. Gyanús, ha valamit csak akkor kap meg valaki, ha olyan adatkezelésbe is belemegy, ami ahhoz nem szükséges (4. bekezdés).

Kupon a feliratkozásért – szabad?

Ez a harmadik pont a kedvezménykuponoknál szokott előjönni. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 2018 júliusában pont erre a kérdésre adott konzultációs választ. Maga a hatóság is jelzi, hogy ez csak iránymutatás, nem kötelező erejű döntés, de sokat elárul.

A lényeg: adhatsz ajándékot a feliratkozásért, csak a leiratkozást nem nehezítheted meg vele, és aki leiratkozik, nem járhat rosszul. Nem veszítheti el az előnyt, és nem kérhetsz tőle pénzt. A NAIH szavaival a leiratkozás „semmiképpen sem lehet terhesebb vagy bonyolultabb, mint a feliratkozás”. Egy kivétel van: ha az előny maga a hírlevél lényege, például a levél éppen exkluzív ajánlatokról szól. Aki ilyenről leiratkozik, az értelemszerűen azokról sem hall többet.

Dupla megerősítés: senki nem kötelez rá, mégis kapcsold be

A dupla megerősítés (angolul double opt-in) úgy működik, hogy feliratkozás után a rendszer küld egy levelet, és a cím csak akkor kerül fel a listára, ha a gazdája rákattint a benne lévő linkre.

Sem a reklámtörvény, sem a GDPR nem írja elő szó szerint. Csakhogy ez a legegyszerűbb módja annak, hogy bizonyítani tudd: a cím tulajdonosa tényleg feliratkozott, és nem valaki más írta be helyette, rosszindulatból vagy elírásból. Ez pedig pont az a 7. cikk (1) bekezdése szerinti igazolás, amiről fent volt szó.

A hasznos mellékhatásai sem rosszak. Kiszűri a gmial.com és freemial.hu típusú elgépeléseket, amelyek csak a visszapattanó levelek számát hizlalnák. És nem kerülnek fel olyanok, akik sosem akarták a leveleidet, aztán később szó nélkül spamnek jelölik őket. A legtöbb hírlevélküldő szolgáltatásban ez egyetlen kapcsoló.

Két apróságra figyelj oda:

• A megerősítő levél maradjon tiszta. A reklámtörvény 6. § (8) bekezdése miatt ebbe ne tegyél akciót vagy ajánlatot, csak a céged nevét és a megerősítő linket.
• Tedd el a bizonyítékot. Mikor, melyik űrlapon, milyen szövegű tájékoztatás mellett iratkozott fel valaki. Ha fél év múlva átírod az űrlapot, a régi változat szövegét is őrizd meg.

Mi a helyzet a vett listával?

Megvásárolt vagy „kölcsönkapott” listánál az egész fenti óvatoskodás értelmét veszti. A NAIH még a GDPR előtti magyar adatvédelmi törvény alapján, 2014-ben hozott egy határozatot: 750 000 forint bírságot kapott egy cég, amely félrevezető, hiányos tájékoztatással gyűjtött regisztrációkat, majd az adatbázist továbbadta partnercégeknek.

Az átvevők sem úszták meg. A hatóság előírta nekik, hogy kérjenek kifejezett, pozitív megerősítést, aki pedig nem erősít meg, annak az adatait töröljék. Az indoklás szerint nem elég a „negatív megerősítés”, vagyis az, hogy ha valaki nem tiltakozik, akkor kezelhető az adata. Ismerős logika, ugye? Ugyanaz, mint a „majd leiratkozik, ha nem kell neki”.

Leiratkozás: egy kattintás, és tényleg vége

A jogi oldalát már láttad: a visszavonás ingyenes, nem kell megindokolni, és utána az adatot haladéktalanul törölni kell a reklámcélú listáról. A GDPR 21. cikke ehhez még hozzáteszi, hogy közvetlen üzletszerzésnél bárki bármikor tiltakozhat, és onnantól az adatai erre a célra nem kezelhetők.

A gyakorlatban ez így néz ki. Minden levél alján ott a jól látható leiratkozó link, ami egy kattintással működik, belépés és kérdőív nélkül. Ha kíváncsi vagy, miért megy el valaki, a leiratkozás után kérdezd meg, ne előtte. És ha valaki egyszerűen visszaír, hogy „köszi, nem kérek többet”, azt is ugyanúgy intézd el: a reklámtörvény kifejezetten előírja, hogy e-mailben is vissza lehessen vonni a hozzájárulást.

Gmail, Yahoo és a spammappa: mit várnak el 2024 óta?

A Google 2023. október 3-án jelentette be, hogy 2024 februárjától szigorít. A bejelentésben a Yahoo egyik termékigazgatója is kiállt a lépés mellett, és azóta mindkét szolgáltató saját követelménylistát vezet.

A Google küldői irányelvei szerint minden küldőnek meg kell felelnie néhány alapfeltételnek, annak is, aki naponta csak tíz levelet küld. Kicsit kockásfülű lista, de ne ijedj meg tőle:

• SPF vagy DKIM hitelesítés a küldő domainen – ezek igazolják, hogy a levelet tényleg te küldted (a DKIM-kulcs legalább 1024 bites, de 2048 bit ajánlott);
• érvényes normál és fordított (PTR) DNS-rekord a küldő domainekhez és IP-címekhez;
• titkosított (TLS) kapcsolat a levelek továbbításához;
• a Postmaster Toolsban mért spamarány 0,3% alatt (ajánlott: 0,1% alatt).

Aki napi 5000-nél több levelet küld Gmail-címekre, arra szigorúbb szabályok vonatkoznak. Nekik SPF és DKIM is kell, plusz DMARC-rekord, amelyben a legenyhébb, „p=none” házirend is elfogadható. A Feladó (From) mezőben álló domainnek egyeznie kell az SPF- vagy a DKIM-domainnel. A marketingleveleknek pedig tudniuk kell az egykattintásos leiratkozást: a fejlécben a List-Unsubscribe és a List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click mezővel (RFC 8058), a levél törzsében pedig egy jól látható linkkel. A Google GYIK-oldala szerint erre azok, akiknek a leveleiben már volt leiratkozó link, 2024. június 1-jéig haladékot kaptak.

Ugyanez az oldal még két apróságot tisztáz. Az 5000-es határba az azonos fődomainről küldött összes levél beleszámít, és aki egyszer átlépte, az örökre tömeges küldőnek számít. A leiratkozásokat pedig a Google 48 órán belül ajánlja teljesíteni, különben a küldő ne számítson tőle kézbesítési segítségre. A Yahoo küldői oldala még egyenesebb: tömeges küldőként SPF és DKIM is kell, legalább „p=none” házirendű DMARC-rekord, amelyen a levélnek át is kell mennie, a leiratkozást pedig két napon belül teljesíteni kell.

Kisvállalkozásként mi közöd ehhez?

Valószínűleg fényévekre vagy a napi 5000 levéltől. Én mégis a szigorúbb listát venném alapnak. A hírlevélküldő szolgáltatások ma már erre vannak felkészítve, a beállítás pedig egyszeri munka.

Kérd el a szolgáltatódtól a DKIM-rekordot, tedd be a domained DNS-beállításai közé, és vegyél fel egy kezdő DMARC-rekordot, például ilyet: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ceged.hu. A beérkező jelentésekből pár hét alatt kiderül, ki küld még a nevedben – a könyvelő, a webshop, a számlázóprogram –, és ha minden rendben, jöhet a szigorítás.

Milyen gyakran írj, és miről?

Erre nincs paragrafus, de a fentiekből kirajzolódik egy józan mérce. A spamarány-küszöb ugyanis kicsi: ezer címzettnél már három panasz eléri a 0,3%-ot. A túl sűrű, sablonos levél így nemcsak idegesítő, hanem a kézbesíthetőségedet is rontja.

A gyakoriságot már feliratkozáskor ígérd meg („havonta egyszer jelentkezünk”), és tartsd is magad hozzá. Ez is a tájékozott hozzájárulás része: aki havi levélre iratkozott fel, joggal érzi visszaélésnek a heti hármat. A helyi vállalkozások tartalomgyártásáról szóló cikkünkben arról is írtunk, hogyan érdemes reálisan belőni, mennyi tartalmat bírsz tartósan előállítani.

És hogy miről írj? Tedd fel magadnak a kérdést: mit kapna az olvasó, ha nem lenne feliratkozva? Ha a válasz az, hogy ugyanazt, amit a Facebook-oldaladon is lát, akkor a hírlevélnek nincs saját értéke. Egy szezonális tanács, korai hozzáférés egy új szolgáltatáshoz, vagy egy kérdés, amire válaszolni lehet – ezekért már megéri megnyitni a levelet.

Mielőtt elküldöd az elsőt

Nyisd meg a saját feliratkozó űrlapodat, mintha vevő lennél, és nézd végig:

• Üres-e a jelölőnégyzet?
• Ott áll-e mellette, mire és milyen gyakran iratkozik fel valaki?
• Megy-e ki megerősítő levél?
• Menti-e a rendszer a feliratkozás idejét és forrását?
• Tényleg egy kattintás-e a leiratkozás?

Ha mind az ötre igen a válasz, a kassza melletti füzetet nyugodtan nyugdíjazhatod. Egy QR-kód a pulton, ami erre az űrlapra visz, ugyanúgy kéznél van – csak éppen bizonyítékot is hagy maga után.

Kép: Tumisu / Pixabay